BIURO VADOVAS IR ASMENINIS ASISTENTAS
Pareigų apžvalga:
Biuro vadovo ir asmeninio asistento misija – užtikrinti, kad „Jaded“ biuras ir visos su juo susijusios smulkmenos padėtų kurti pozityvią, įtraukią ir produktyvią aplinką. Pareigos įvairios, tačiau daugiausia dėmesio skiriama biuro fizinei erdvei, darbuotojų renginiams ir pagalbai bendraįkūrėjams, užtikrinant, kad visi turėtume reikiamus įrankius, erdvę ir atmosferą darbui.
Atsakomybės ir pareigos:
Pagalba bendraįkūrėjams:
- Tvarkyti generalinio direktoriaus ir dviejų bendraįkūrėjų dienotvarkes bei planuoti susitikimus – derinti įtemptus asmeninius ir darbinius grafikus, užtikrinti, kad pirmenybė būtų teikiama tinkamiems susitikimams ir žmonėms.
- Užsakyti keliones, restoranus ir kt. bei parengti išsamius kelionių planus.
- Tvarkyti asmeninį paštą ir siuntas, pvz., išsiųsti ar grąžinti siuntinius, tvarkyti išlaidas.
- Nupirkti pietus ar atlikti kitus bendro pobūdžio pavedimus.
Biuro administravimas:
- Pasitikti ir prižiūrėti svečius, patiekti gaiviuosius gėrimus, koordinuoti techninius poreikius ir pristatymus susitikimams.
- Teikti įvairią ad hoc pagalbą vykdant specialius projektus.
- Rengti, spausdinti ir tvarkyti dokumentus.
- Rengti pirkimo užsakymus – tiek konkretiems projektams, tiek skyrių poreikiams
- Priimti visus pirminius užklausimus telefonu
- Priimti ir tvarkyti biuro siuntas, pvz., „Royal Mail“, UPS ir & DHL
- Palaikyti švarią ir tvarkingą biuro aplinką bei užtikrinti, kad komandos būtų atsakingos už tvarką, pavyzdžiui, pasirūpinti, kad įėjimo erdvė, posėdžių kambariai ir studija visada atrodytų tvarkingai.
- Pagal poreikį teikti pagalbą kitiems skyriams įtemptais laikotarpiais
Patalpų ūkio valdymas:
- Darbuotojų renginiams, maisto atsargoms biure ir kt. skirtų biudžetų stebėjimas ir neviršijimas
- Kavos aparatų priežiūra (reguliarus kalkių šalinimas ir kt.)
- Biuro priešgaisrinės saugos atsakingasis asmuo – gesintuvų priežiūra, tikslaus darbuotojų sąrašo palaikymas ir kt., vadovavimas priešgaisrinėms pratyboms
- Bet kokių biuro ar darbo vietų perkraustymų projektų valdymas
- Baldų, kanceliarinių prekių, reikmenų, virtuvės ir valymo paslaugų organizavimas.
- Kas mėnesį atliekamos patalpų apžiūros kartu su valymo paslaugų įmone.
- Ryšio palaikymas su IT pagalbos komanda dėl nešiojamųjų kompiuterių, spausdintuvų, serverių, el. pašto adresų, „Wi-Fi“ ir kt.
Darbuotojų įsitraukimas:
- Užtikrinti, kad virtuvėse visada netrūktų atsargų.
- Kas savaitę užsakyti maistą biurui.
- Organizuoti biuro darbuotojams proginius skanėstus.
- Organizuoti visus sezoninius darbuotojų renginius (kartu su vienu iš įkūrėjų ir personalo skyriumi aptarti idėjas bei biudžetą)
- Planuoti, organizuoti ir koordinuoti komandos renginius, išvykas bei vakarus, pavyzdžiui, Kalėdų vakarėlį
- Bendradarbiauti su personalo skyriumi darbuotojų naudų klausimais, pavyzdžiui, teikti pasiūlymus dėl apdovanojimų progų
- Padėti personalo skyriui priimant naujus darbuotojus, pavyzdžiui, paruošti pasveikinimo dovanas ir surengti ekskursiją po biurą
Reikalavimai:
- Daugiau nei 2 metų patirtis biuro koordinatoriaus ar vadovo bei asmeninio ar vykdomojo asistento pareigose.
- Universalus specialistas, puikiai tvarkantis įtemptą dienotvarkę ir vadovaujantis 50 žmonių biuro veiklai.
- Darbo sparčiai besikeičiančioje aplinkoje patirtis. Patirtis mados pramonėje ar sparčiai besikeičiančioje mažmeninėje prekyboje nėra būtina, tačiau labai pageidautina.
- Galimybė lanksčiai dirbti biure 5 dienas per savaitę
- Puikūs darbo kompiuteriu įgūdžiai, įskaitant visas standartines „MS Office“ programas
- Puikūs bendravimo žodžiu ir raštu įgūdžiai
- Puiki reprezentacinė išvaizda
- Profesionalumas ir pasitikėjimas užmezgant ryšius; gebėjimas bendrauti su visais darbuotojais
- Iniciatyvumas ir gebėjimas konstruktyviai kelti iššūkius suinteresuotosioms šalims
Ką gausiu?
- 50 % nuolaida darbuotojams
- 22 atostogų dienos per metus, o po 2 darbo metų – 24 dienos (be to, valstybinės šventės)
- Apmokama laisva diena per jūsų gimtadienį
- Viena apmokama savanorystės diena per metus
- Viena apmokama persikraustymo diena per metus
- Nustatytų išmokų pensijų programa
- Teisė į įmonės mokamą ligos išmoką
- Pagalbos darbuotojams programa jums ir jūsų šeimai
- 500 £ premija už rekomenduotą darbuotoją
- Nuolaidos vietos verslo įmonėse („Joe & The Juice“, kavinėse, sporto ir grožio įstaigose ir kt.)
- Biuras Šiaurės Vakarų Londone, šalia patogių susisiekimo jungčių
- Laisvas biuro aprangos kodas (rengtis galite taip, kaip norite – rinkitės tai, su kuo jaučiatės geriausiai)
- Visada pilnai aprūpintos virtuvės ir šaldytuvai (neribotos pusryčių ir užkandžių atsargos – atsisveikinkite su popietiniu alkio jausmu)
- Reguliarūs biuro socialiniai renginiai (pvz., atlyginimo dienos vakarėliai
Norėdami kandidatuoti, el. paštu talent@jidedldn.com atsiųskite savo CV ir motyvacinį laišką. Laiško temoje nurodykite „Office Manager & PA“